Affärsprocesser och affärssystem.
Affärsprocesser.
Genom att kartlägga hur våra informations- och beslutsrutiner går till och var och hur beslutstöden genereras, har vi en bra bas för att förstå vår organisation och dess arbetssätt.
En sådan kartläggning brukar visa att vi har ett stort antal identiska rutiner som löper parallellt och att samma beslutsunderlag tas fram på olika ställen. En sådan genomgång kan i regel ge stora rationaliseringseffekter och lösa mycket frustration i organisationen.
Det gäller även att fråga sig om våra affärsprocesser verkligen stöder vår affärsstrategi och affärsidé . Man kommer att se att vissa processer ligger mer eller mindre skilda från övriga .
När denna karläggning är klar gäller det att välja affärssystem som stöder våra processer.
Nu har vi satt hästen framför vagnen igen.
Affärssystem.
Affärssystem kallar vi i regel det som i början var våra ekonomisystem. Idag omfattar det väldigt mycket mer.
Det viktigt att vi inte tar in större system och fler funktioner än vad vi verkligen behöver. Det är ingen självklarhet längre att det är ett system utan kan mycket väl bestå av flera delsystem.
Det är inte självskrivet att fakturering, HR och underhållssystem för maskinpark skall ligga i samma system.
Kostnaden för att ta in ett större system ökar i regel exponentiellt i förhållande till antalet funktioner som vi försöker pressa in. Detta gäller både under implementeringen, som driftskostnaden.
Det gäller att välja system som medarbetarna känner sig bekväma med. Kan förstå hur de opererar. Samt att de känner att det är deras system, som de har ansvaret för, och att det är till stöd för dem.
Arbetsgång och ansvarsområden.
Av beskrivningen ovan hoppas jag det framgått att det gäller att starta processen med att utveckla sina system och processer i rätt ordning. Många företag har säkert en eller flera av dessa byggstenar i ordnig. Andra har färre.
Vi inom Consursum kan hjälpa er i detta arbetet. Beroende på var ni är tar vi in den specialkunskap som behövs under de olika stegen. Det är viktigt att komma ihåg att detta är en process som ni skall vara ägaren till.
Att ta in en konsult och be denna "fixa" detta kan vara direkt förödande för organisationen. Därför gäller det att tidigt kunna identifiera de resurser som kan frigöras för att ingå i projektet, eller i mycket god tid anställa nya resurser . Det finns tyvärr företagsledare som sticker huvudet i sanden och säger att det fixar sig säkert under tiden. Det gör det aldrig
Flummig och flummigast?
Vi är en grupp i Rotary som skulle besöka
Agdalund imorgon. Agdalund är ett mycket trevligt bed & breakfast i Kivik. Paret Cronvall har utvecklat detta under en tid och nu var det dags att utöka verksamheten och vi skulle bli de första att besöka dem. Ett möte som vi alla med spänning såg fram emot.
I förra veckan ringde mig en stressad Ulla Cronvall: "Bengt vi kommer inte att vara klara i tid så vi måste tyvärr ställa in besöket. Är det alltid så här inom byggbranschen att man aldrig kan hålla tiderna?
Det förekommer nästan aldrig bland de fria, "flummiga", yrkesgrupperna att man inte kan hålla en dead line."
Detta gav anledning till lite eftertanke och visst är det så.
När såg ni senast en premiär på Operan som blev inställd för att man inte var klar i tid? Eller; tyvärr så råkade vi beställa två basar istället för två tenorer. Ni får klara er utan vissa avsnitt fram till att vi får tenorerna levererade.......
Eller; morgondagens vernissage har blivit framflyttad två veckor för konstnären hade glömt beställa röd färg....
Vi talar idag om byggindustrin, men tyvärr så verkar många gånger det industriella ta slut efter byggmaterialindustrierna. Hur länge skall vi ha råd med detta logistiska happening som många byggarbetsplatser idag utgör?
Tar man upp en diskussion kring detta så får man många gånger till svar att det är en så komplicerad process med många osäkra och oväntade händelser.
Jämför detta med en teaterföreställning där en stor del av produkten växer fram under projektets gång. Snacka om oväntade inslag!
Det är nog hör tid att vi skickar byggarna på studiebesök inom Kulturindustrin så att de kan få lite ordning på sina processer.
Hur som helst så önskar vi Agdalund lycka till och hoppas att ni blir klara i tid till den verkliga säsongen.
Vi går istället på museet imorgon, för det var väl bättre förr.
Beslutsprocesser
För att ett företag eller organisation skall kunna drivas framåt, krävs att det hela tiden fattas beslut som är så riktiga som möjligt och att dessa fattas i rätt tid. För detta tar vi fram ett stort antal beslutsstöd. Vissa genererar automatiska beslut och andra kräver mer handpåläggning. Det är viktigt att vi hela tiden är medvetna om hur beslutsstödet skall användas och dess kvalitet.
Vi tar fram delegationsordningar och beslutsträd. Besluten är så många att vi måste dela på dem för att orka och hinna med. Det är av yttersta vikt att besluten tas så nära kunden, extern eller intern, som möjligt. Där har vi i regel den bästa kunskapen om kundnyttan i beslutet.
När beslut delegeras ner ut i organisationen skall man ha klart för sig att detta inte endast ger rätt att fatta beslut utan även krav på att det görs.
Vi kan även se den motsatta effekten i en del uppmärksammade fall under senare tid där styrelsen inte varit medvetna om vilka beslut som de skall ta och vilken kontroll som de skall utöva. Detta är minst lika allvarligt. Sätter man sig i en styrelse skall man vara beredd att ta de beslut som man är där för att ta och samtidigt vara beredd att ta konsekvenserna av dessa.
Det kan vara mycket frustrerande för en organisation att de förväntas besluta i frågor som de inte har kompetensen eller förutsättnngarna för. Här finns en grannlaga balansakt för ledningen.
Genom åren har man även lärt sig att den som är osäker kring ett beslut, eller förslag, begraver en ofta i statistik och power-point presentationer. Då har de i alla fall gett all tillgänglig information.... Detta brukar vara den säkraste signalen på att här skall man vara försiktig och se upp.
Administrativa systemverktyg
När vi började att automatisera vår administration, var det oftast bokföringen som gick först. Efter att från början ha haft mekaniska maskiner så kom elektronik och datorer in efter hand. När kapaciteten ökade och kostnaderna gick ned var det fler och fler rutiner som kunde automatiseras. Därför var det naturligt att även detta utvecklingsarbete sköttes av ekonomiavdelningarna. Idag ser bilden helt annorlunda ut. Det finns idag i stort sett inga funktioner som inte kan få ett starkt och effektivt datorstöd. Ibland kan man till och med börja undra om inte denna datorisering har gått lite väl långt. Vi börjar bli allt mer sårbara om tekniken fallerar.
En annan risk i detta är att användarna mer och mer ser sig styrda av "svarta lådor" , vilka man varken riktigt förstår eller känner något ansvar för.
Det har utvecklats fantastiska, stora system som kan ta hand om de flesta rutiner i stora komplicerade organisationer.
Samtidigt har det utvecklats ett stort antal mycket kraftfulla mindre system, som idag kan kommunicera med varandra på ett bra sätt. Fördelen med att välja mindre delsystem är att man kan välja system som passar behov och arbetssätt. Ett delsystem kan vid behov bytas utan att behöva störa övriga rutiner.
Allt för många små och medelstora företag tar den enkla vägen och tar det stora företagets system, "för de bör väl veta bäst". Är detta alltid bäst för just ert behov?
Få skulle köpa den största, mest välutrustade, Mercedesen för att endast köra till kiosken och köpa kvällstidningen. Det gäller att välja verktyg efter behov!
Låt dig inte hunsas av ditt affärssystem.
Detta pekar även på att besluten kring dessa frågor inte längre kan hanteras som en ekonomiavdelningsfunktion, utan skall ha en mycket hög placering på VDs och ledningsgruppens agenda.
Svenskt konstglas.
Jag var i veckan p? ett föredrag med Lasse M?nsson, Gula Huset, om svenskt konstglas.
Som gammal industriman s? är arbetet med konstglas n?got som fashinerat mig mycket. Det är en konstform som förutsätter att man har ett bra sammansatt team som gemensamt skall framställa en konstprodukt. Det är vidare en produkt som man m?ste f?nga i stunden. Glaset lever sitt eget liv som m?ste tämjas under hela processen.
Vi har idag en konstskatt som vi tyvärr inte alltid har förm?ga att uppskatta p? rätt sätt. Andra gör det och idag säljs ungefär hälften av v?rt gamla konstglas till utlandet när det bjuds till försäljning p? t.ex. konstauktioner.
Jag tror att det st?r mycket gammalt fint glas gömt i sk?pen som inte kommer fram och f?r besk?das p? det sätt som det är värt.
